Företag kan lägga månader på att hitta rätt person och bygga en relation under rekryteringen. Men när avtalet väl är signerat uppstår ofta ett glapp fram till första arbetsdagen. Det är olyckligt, eftersom den första tiden spelar stor roll för hur den nya medarbetaren uppfattar sitt val.
En studie bland 1 565 heltidsanställda visar att 70 procent redan under sin första månad vet om det nya jobbet känns rätt.
Att rekrytera en chef eller nyckelperson är ofta en lång process. Kravprofil ska tas fram, kandidater identifieras och intervjuas, referenser tas och villkor förhandlas.
Under hela processen arbetar arbetsgivaren för att bygga förtroende och få rätt person att vilja tacka ja.
Sedan kommer signaturen.
Och då är det lätt att tänka att rekryteringen är klar.
– Det märkliga är att företag kan lägga enormt mycket kraft på relationen fram till signering och sedan låta det bli tyst. För kandidaten är beslutet inte avslutat bara för att avtalet är signerat. Det är nu förväntningarna ska möta verkligheten, säger Johan Alsén, vd och grundare av Mesh.
Den första månaden kan bli avgörande
En amerikansk studie från HR-företaget BambooHR visar hur snabbt en nyanställd formar sin uppfattning om den nya arbetsplatsen.
70 procent uppger att de inom den första månaden vet om jobbet känns rätt för dem. 29 procent vet det redan under den första veckan.
Studien är genomförd i USA och resultaten ska därför inte direkt översättas till svenska förhållanden. Men bilden av hur snabbt de första intrycken formas känner Johan Alsén igen från Mesh samtal med företag och ledare.
– Det första intrycket skapas mycket snabbare än många organisationer verkar utgå från. Och det handlar inte om en välkomstpresent eller en snygg presentation första dagen. Det handlar om tydlighet, kontakt och känslan av att någon faktiskt väntar på dig, säger Johan Alsén.
”Rekryteringen slutar inte när kandidaten skriver under.
Den första arbetsdagen börjar långt innan första arbetsdagen."
- Johan Alsén
Det bortglömda glappet efter signeringen
En period som lätt hamnar mellan stolarna är tiden mellan det signerade anställningsavtalet och den första arbetsdagen.
För den som har flera månaders uppsägningstid kan det innebära en lång period med begränsad kontakt med den nya arbetsgivaren. Samtidigt ska personen avsluta sitt gamla jobb och börja förbereda sig för det nya.
Här menar Johan Alsén att arbetsgivaren har en möjlighet som ofta förbises.
– Tre veckors tystnad är också kommunikation. Problemet är att arbetsgivaren förmodligen inte skickar det budskap man tror. Ett kort samtal, ett mejl från chefen eller en tidig kontakt med teamet kan göra stor skillnad, säger han.
Det behöver inte handla om fler processer eller omfattande introduktionsprogram. Små saker kan minska osäkerheten och göra övergången till det nya jobbet enklare.
Berätta vad som kommer att hända fram till första arbetsdagen. Presentera de närmaste kollegorna. Ge praktisk information. Se till att den nya medarbetaren vet vem som går att kontakta om frågor dyker upp.
Det är också en av huvudtankarna i Mesh guide om onboarding: den första arbetsdagen börjar långt innan första arbetsdagen.
Onboarding handlar om människor – inte bara information
När första arbetsdagen väl kommer är mycket av det praktiska förhoppningsvis redan på plats. Men en bra start handlar om mer än dator, passerkort och information om organisationen.
Den nya medarbetaren behöver förstå sitt uppdrag, vilka förväntningar som finns och vilka människor som kan hjälpa till längs vägen.
– Nya medarbetare behöver inte bara information. De behöver snabbt förstå vilka människorna är, vem de kan fråga och hur de blir en del av sammanhanget, säger Johan Alsén.
Därför är det viktigt att introduktionen inte begränsas till den första arbetsdagen. Tydliga arbetsuppgifter, regelbundna avstämningar, tidig återkoppling och en utsedd kontaktperson eller mentor är några av de delar Mesh lyfter fram i sin onboardingguide.
”Nya medarbetare behöver inte bara information. De behöver snabbt förstå vilka människorna är, vem de kan fråga och hur de blir en del av sammanhanget.”
Fem saker att göra när avtalet är signerat
En bra onboarding behöver inte innebära ett omfattande introduktionsprogram. Mycket handlar om att göra rätt saker vid rätt tidpunkt.
Här är fem saker som arbetsgivare kan göra redan när avtalet är signerat:
- Håll kontakten. Låt inte veckorna mellan signering och jobbstart bli en period av tystnad.
- Presentera människorna. Låt den nya medarbetaren veta vilka hen kommer att arbeta närmast med.
- Ta bort praktisk osäkerhet. Informera om första dagen, arbetsplats, arbetstider, utrustning och andra praktiska frågor.
- Utse en tydlig kontaktperson. Den nya medarbetaren ska veta vem som går att vända sig till med frågor.
- Planera uppföljningen från början. Boka avstämningar och fråga inte bara hur arbetet går, utan också hur starten faktiskt har fungerat.
– Vi behöver sluta se signeringen som mållinjen. Den är startlinjen för nästa del av relationen. Den första arbetsdagen börjar långt innan första arbetsdagen, säger Johan Alsén.
Fakta om undersökningen
BambooHR:s undersökning genomfördes online av Method Research och distribuerades av RepData. Totalt deltog 1 565 heltidsanställda amerikanska kontors- och datorbaserade arbetstagare över 18 år, varav 500 hade en ledande HR-funktion. Datainsamlingen genomfördes 5–26 april 2023.
Källa: BambooHR, The Definitive Guide to Onboarding in 2024 / onboardingstudie 2023.
Läs Mesh guide om onboarding
Mesh har samlat erfarenheter, konkreta råd och en checklista för tiden före första arbetsdagen, den första dagen och den första veckan i guiden ”Onboarding – den första arbetsdagen börjar långt innan första arbetsdagen.”
Ladda ner guiden här: Mesh Insight Guide - Onboardning
Behöver du hjälp av en interim nyckelperson?
Vi hjälper dig!
Har ni verkligen råd att INTE anlita en interimschef? Du kan läsa mer om det här.
